В условиях экономической нестабильности размер арендной ставки для арендатора в любой момент может стать слишком высоким. Арендодатель не всегда идет навстречу клиентам, и договориться о снижении оплаты не получается.
Как поступить в ситуации, когда офис становится не по карману арендатору? Сократить персонал, отказаться от части офиса, сменить помещение на более дешевое или пересмотреть структуру операционных затрат? Рассмотрим каждый из вариантов подробнее.
1. Изменение планировки офиса на основе анализа активности персонала и отказ от части помещения. С помощью опроса и анкетирования необходимо изучить, как в течение рабочего дня меняется активность сотрудников. Довольно часто выясняется, что часть рабочих мест пустует, а значительная часть работы происходит в мобильных группах. На основе полученной информации следует сначала определить минимальное число рабочих столов, переговорных комнат и зон для встреч, а затем разделить помещение на три зоны: место для активного обсуждения, место для тихого общения и место для встреч. Количество рабочих столов при этом может сократиться на 1/3 часть, а объем текущих затрат уменьшится на 40%.
2. Получение дополнительного дохода от офиса. К примеру, от продажи ненужной офисной мебели, смены формата с традиционного офиса на коворкинг, субаренды вендинговым компаниям и пр.
3. Передача обслуживания офиса на аутсорсинг. Не все умеют оптимизировать затраты. Передача офиса на обслуживание профессионалам может значительно сэкономить средства компании.
4. Снижение операционных затрат. Например, существует практика замены зоны ресепшен на кафе, в котором функции администратора на себя берет бармен. Пространство, которое используется неактивно, можно преобразовать в зону для встреч, тусовок и неофициального общения.
Приведем в качестве удачного примера оптимизации необычные переговорные комнаты, из которых убрали стулья. В результате такого нововведения значительно сократилась продолжительность совещаний, так как члены коллектива не могли простоять долго и совещались максимально конструктивно. Благодаря высвободившемуся времени, которое было направлено на работу с клиентами, увеличился рост продаж компании. Таким образом, рентабельность компании повысилась без всяких дополнительных вложений и привлечения новых сотрудников.
Снижение затрат на аренду офиса в бизнес-центре обязательно должно сопровождаться повышением эффективности труда. Если этого не произойдет, деятельность компании станет нерентабельной, и фирма снова неизбежно столкнется с такой проблемой, как слишком высокая арендная ставка.
Активное и гибкое офисное пространство открывает перед сотрудниками безграничные перспективы профессионального роста и саморазвития, предоставляя возможность выполнять свои должностные обязанности более эффективно. В помещении, которое создано для людей, создается более благоприятный психологический климат. Как следствие, сотрудники реже испытывают стресс и меньше болеют.
Выбирая офисное помещение в бизнес-центре, обращайте внимание на адекватность арендодателя. Деловой партнер, с которым вы рассчитываете взаимовыгодно сотрудничать на протяжении десятка лет, всегда предпочтет конкретные цифры абстрактным рассуждениям.